Panopticon Dreams:

The Nightmarish Effects of Workplace Surveillance 

BRITTANY MEIER

» Download PDF

Introduction  Ethical  issues arise  in many aspects of  the business world  today.   Ethics  play  a  pinnacle  role  in  everything;  from  hiring  practices  to  how  products  are  advertised.   A  company’s  ethics,  in  part,  determine  the  success  of  the  company  and  if  neglected,  it’s  failure.  Many  CEOs  claim  their companies are only as good as the people they employee.  Thus, the  question arises; how do you make sure you have the best employees that  are  going  to  contribute  to  the  success  of  your  business?  Watch  them!   Currently  80%  of  businesses  are  using  one  or more  forms  of  employee  surveillance, and 50% of those companies do not  inform their employees  that they are under surveillance.1   I’d like to believe companies try to use  surveillance  to  alter  the  behavior  of  their  employees  for  the  better,  however, that objective is not always achieved.   I argue that companies who use employee surveillance tactics are  changing  employee  behavior  for  the  worse.   The  behavioral  change  is causing employees of such companies hardships  that affect not only  the  way  employees  act  at work,  but  how  they  act  in  their  personal  lives  as  well.   I  will  provide  evidence  that  supports  the  idea  that  surveillance  negatively  affects  employee  behavior  and  causes more  problems  in  the  workplace  then  it  solves.   There  are  many  examples  of  company’s  surveillance  tactics  that  show  the  negative  affects  it  has  on  employees  such  as  increased  stress,  loss  of  identity  and  the  emergence  of  privacy  issues.

In  the  first  section of  this paper,  I will discuss  the  critical ethical  issue  facing  employees  today which  I  believe  is workplace  surveillance.   Following, I will describe how companies are monitoring their employees.   Subsequently, I will review how the behavior of employees has changed.  I  will  then  use  these  issues  to  support  the  notion  that  employee  surveillance is harmful to the individual and the broader society.  Finally, I  will conclude this paper with the consequences of employee surveillance  and suggest how companies should conduct business.

Critical Issue

There are a variety of ways to manage a company.  No consensus  has  been  achieved  as  to  which  management  method  is  the  best  and  different methods work for different companies.  But should management  act on the assumption that their employees are doing something wrong?  Or  should  they  trust  their employees?  When a  company monitors  their  employees,  they  send  a  direct  message  to  the  workers  indicating  that  employees are  likely  to do  something wrong and,  therefore, need  to be  watched -  and  even  punished.    Sending  this  type  of  message  is demoralizing to employees.  Companies are using consequential ethics by  punishing their employees for inappropriate actions.

Consequential ethics  refer  to  the notion  that  actions  are  judged  morally  if  the  consequences  of  that  action  are  more  favorable  than  unfavorable. 2    It  has  been  shown  in many  psychology  experiments  that  people respond better  to positive reinforcement  they do  to punishment.   For  instance,  a  child  in  school who  is  getting D’s  on  his  papers  is more  likely  to  benefit  from  positive  reinforcement  and  receive  higher  grades.   Instead  of  punishing  the  child,  the  parents  alternatively  offer  a  compliment after a series of constructive questions, which encourages the  child  to do  better  and  not be discouraged  by  school. 3  People who have  punishment used against them sometimes have increased aggression and  fear  of  the  punisher. 4    Because  punishment  causes  negative  effects  on  people’s psyches, it is not a constructive method to use in the workplace.   It is better to reward employees whose behaviors are appropriate then to  punish those whose behaviors are not deemed proper.  People in general  respond  better  to  positive  reinforcement  and  such  an  infrastructure  should be implemented into the workplace.

Employers  like  to  leverage  what  is  referred  to  as  “panopticon  surveillance.”  The panopticon concept was introduced to society  in 1971  as a type of prison designed by Jeremy Bentham.   The design allowed the  observer  (guard)  to  observe  all  the  prisoners  from  a  central  tower  in  a  circular prison without the prisoners being able to tell whether they were  being observed.  The idea was later popularized by Michael Foucault, who  believed  that modern  society  exercises  its  controlling  systems  of  power  and knowledge through surveillance and an individual could increase their  power by watching others.   5   Employers who use panoptical  surveillance  are  constantly  knowingly  or  unknowingly  increasing  paranoia  in  the

workplace.  Some companies want  to make  their workers  feel as  though  every  move  they  make  could  be  under  surveillance.  Companies  use  multiple  types  of  surveillance  so  that  they  can  constantly  monitor  employees’ actions.

Workplace Surveillance

Companies  are using every possible  system  available  to monitor  their employees. Computer surveillance is widely used to monitor activity.   Companies block certain sites, and when an employee tries to access the  site  a  notification  is  sent  to  an  IT  database.   These  databases  compile  information about employees and can be used against them during their  performance evaluations.  As many as 65% of companies use software to  block  connections  to  inappropriate Websites.  Keystrokes are  commonly  watched  and  stored  by  36%  of  employers  tracking  content. 6    Spyware  monitoring  such  as  website  visits,  keystroke  tracking,  and  time  use  monitors  are  intentionally  being  used  on  employee’s  computers -  and  companies see no ethical problems with this practice.

Another  controversial  surveillance method  is e-mail  surveillance.   Most employees do not realize that their e-mail  is constantly supervised,  but  in  reality  55%  of  employers  are  retaining  and  reviewing  sent  and  received messages. 7   Many employees think that if an e-mail is from their  personal accounts it cannot be read.  That is simply false, no matter what  service an employee  is using  to  send or  receive e-mail an employer  can  look at what information is being communicated.

An  additional  method  used  is  video  surveillance.   Companies  claim that they are using these methods for safety measures, but in reality  these  video  cameras  are  carefully  placed  so  that  employers  can  watch 

what their own employees are doing on a daily basis. 8   Recording devices  are  also  placed  around  offices,  so  employers  can  see  and  hear  what  employees are doing at all times.  

Phone calls can be overheard and monitored.  In some companies  certain  numbers  are  even  blocked  so  that  employees  cannot  use  the  company  phone  to  call  home.   An  example  of  phone  call  surveillance  comes from two McDonalds' employees,

“A manager  of  an  Elmira,  New  York  store,  the  other  a manager  of  a  Binghamton, New  York  store, were  having  an  extra-marital  affair with  each other.  Having been  told only  they had  the  access  codes  to  their  voice mail, and believing it was confidential (as they were also told), they  began leaving romantic messages for each other on company voice mail  equipment.  What  they  did  not  know  was  that  the  franchise  owner  monitored  voice  mail.  Upon  discovering  the  tryst  he  played  the  messages for the wife of the Elmira store manager, resulting in a divorce  action.”  8 

This is an extreme instance of where monitoring employees’ voice  messages can have devastating effects on the employees’ personal life. It  turns out both employees got divorces and  their personal  lives met with  disarray.   I am not arguing that the affair was correct, but going  through  voicemails that were supposedly private is wrong.  It was a violation of the  employees’ trust and the employer lied to them about their privacy rights.  Overall, six percent of companies have fired employees for misusing office  phones,  and  another  22%  have  issued  formal  reprimands  to  those who  abuse phone privileges. 9  

Other  examples  of  employee  surveillance  include  companies  using the panoptic method.  Call centers in the United Kingdom were the center  of  controversy  because  the  companies  practiced  panoptic  surveillance  of  their  employees  computers.   At  any moment  during  the  day  a  picture  could  be  taken  of  the  employees’  screen  to  judge  if  they  were  doing work  properly  and  efficiently.  At  first  glance,  this  does  not  sound unethical and  the  companies  seem  to be  just making  sure people  were on task.  It is not only until you look at it from the employees’ point  of view do you see the negative effects.  The workers felt as though they  were  animals  and  couldn’t  be  trusted.   In  addition,  the  workers  commented on  the  increased  levels of  stress  they  felt  in  the workplace.  Emotional  problems  arose  from  low  trust  between  employers  and  employees. 10

These are  just a  few  instances of employees  feeling  the negative  effects  of workplace  surveillance.   Such  practices  affect  their  behaviors  and reveal trust issues.  Employees who are under surveillance constantly  feel the pressure; they know  if they get caught doing something  ‘wrong,’  they will  face penalties.  Moreover,  there does not seem  to be a reward  system  in  place  to  recognize  when  workers  are  on  task.   Again,  surveillance  creates  an  imbalance  in  the  workplace.   According  to  the  2005 Electronic Monitoring & Surveillance Survey  from  American  Management  Association,  “26%  of  employers  have  fired  workers  for  misusing  the  Internet.  Another  25%  have  terminated  employees  for  e- mail  misuse.   And  6%  have  fired  employees  for  misusing  office  telephones.”   11    This  type  of  system  is  flawed.   Were  any  of  these  employees  aware  that  their  actions  would  result  in  termination?  It  is  doubtful,  considering  most  employers  do  not  tell  employees  they  are  doing  something  wrong,  only  to  fire  them  instead  of  correcting  their  actions.

Opposition

There  are  instances  where  employee  surveillance  can  be  beneficial  for  the  companies.  Many  companies  claim  that  it  is  a  cost  cutting venture. “Non-work related web use, for example,  is supposed to  cost US  corporations alone more  than $54 billion a year.” 12    It  is argued  that management has the right to defend itself against that kind misuse of  time and  that  it  can best do  so by  surveillance.   It  can also be  said  that  employees benefit from surveillance because if a lazy co-worker is caught  misusing time then an employer can fire them, and other employees will  no longer have to cover for that “lazy” employee’s work.

Employers claim they are entitled to employees who are working  quickly  and  efficiently.   Surveillance  is  supposed  to  hold  employees  accountable  for  their  actions.   Some  other  employees  think  that  they  need  to help monitor people.  Some  feel  it  is  their moral duty  to watch  others  and  report  abuse  of  company  time. 12    If  employees  don’t  find  a  problem  with  watching  each  other,  they  should  have  no  problem  with  their  employers watching  them.   After  all,  “Surveillance  is  supposed  to  secure access, avoid misuse, and prevent theft.”  12

   Surveillance  is  commonly used  as  a  control of  crime, preventing  theft  in  the  workplace.   13   Workplace  surveillance  can  track  and  even  provide  evidence  of  people  who  are  ultimately  committing  crimes.   Uncovering criminal acts can be viewed as doing a service, helping identify  and prosecute criminals.

Surveillance  is  necessary  in  some  workplaces.   It  is  needed  for  government  security, medical  information and brokerage houses.  These  are all  instances where surveillance  is crucial  in keeping people safe and  information  private.   In  all  of  these  cases  the  workers  are  aware  that surveillance  measures  are  being  taken  to  protect  the  companies’  information.  

Counter Argument

While  all  of  these  reasons  for  having  surveillance may  be  valid,  there  are  reasons  why  surveillance  still  has  negative  effects  on  employees.  The main  reason  not  to  engage  in  surveillance  is  because  it  affects worker behavior. “Anthony Giddens discusses the guilt and shame  that  flow  from  the  anxiety  about  exposure  of  self  to  the  outside world  when  contrasted  to  the  ‘idealized’  self  we  all  carry  around.   In  other  words, the self that I want to be rather than the self that I am.”  14   This can  be related to the workplace setting, when employees feel as though they  need  to  act  one  way  at  work  and  another  at  home,  and  it  leads  to  confusion.  If there were no surveillance tactics, workers could act as they  normally would without  the  pressure  to  act  in  a  specific manor  all  the  time. 

It has been noted  in surveys  that employees who are monitored  by  computers  are  more  likely  to  suffer  from  health,  stress  and  moral  problems. 15 For example, “one  investigation compared survey responses  of  50  clerical  employees whose work was monitored  by  computer with  responses  of  94  non-monitored  employees who  performed  comparable  jobs.  Self  reported  stress was  higher  among  the monitored workers.” 16   Also  in  another  study  762  telecommunications  workers,  who  were  monitored  reported  feeling significantly higher  levels of  tension, anxiety,  anger, depression, and  fatigue  then non-monitored employees. 16   Taking  this  into consideration,  it  is clear that surveillance can create  low morale  in the company, and workers are more likely to leave.  Employers are then

faced with  the problem  of hiring new  employees, which presents  costly  training  challenges,  production  loss  and  morale  issues.   Also,  finding  employees who are willing  to work under  surveillance conditions can be  more  difficult.   Companies  can  gain  reputations  for  causing  mental  instability  in  their  employees  and,  subsequently,  people  will  refuse  to  work there. I have personally heard of Dish Network’s surveillance tactics.   The employees are constantly monitored and tracked with keycards.  They  are  allotted  a  certain  time  limit  to  use  the  bathroom  or  visit  their  car.   With a reputation like this surfacing, Dish Network will have a harder time  finding  employees  willing  to  work  there.   I  am  a  perfect  example  of  a  person who  is  adversely  affected  by  a  company’s  reputation,  and  I will  never work for Dish Network.

Employees  are  also  experiencing  a  loss  of  privacy.  It  has  been  argued that the right to privacy is provided to us through the Constitution,  although  it  is  not  explicitly  stated  in  the  U.S.  Constitution,  a  Supreme  Court  ruling  in  1965  claims  that  it  is  implicit  from  the  Constitution. 17    Privacy  itself, however,  is a difficult concept to grasp, so  let us think of  it  in these terms; "privacy is the ability for an individual to control the use of  their  own  personal  data, wherever  it might  be  recorded.” 18    Let  us  also  consider  that  this  personal  data  is  property.   If  this  is  the  case,  then  a  breach of privacy would be an  infringement of property  rights. Property  rights are protected by US  law so therefore  infringing on someone else’s  privacy is breaking the law.  What if an employer is reading a confidential  e-mail between a  lawyer and a client?  That conversation  is supposed  to  be protected under law and it has been violated by the employer. 19

Because surveillance  infringes on privacy,  it also affects the basis  of  self  determination  and  self-identity. 20     “The  term  alienation  as  derangement  means,  one  is  not  oneself—  in  other  words —  one  is  a stranger to oneself.” 21   This is referring to the damage to self identity that  workers go through due to the result of loss of privacy.  A technologically  driven  workplace  results  in  loss  of  privacy,  because  “the  individual  adaptive  behaviors  generated  by  the  situation  give  rise  to  alienation.” 21    When people lose their self identity due to surveillance practices it is hard  to recognize the benefits of such a system.  When privacy is taken away so  are  peoples  identities.   We  all  become  cogs  in  a  machine,  indistinguishable from one another.

Surveillance in the Foucaultican sense is used as a basis for power.   To  gain  power  over  employees,  companies  deny  individuals  an  unobserved space, and not allowing  these people  to have  this necessary  unobserved space is a lack of respect for their wishes and needs. 22   When  employers use  their positional power  they are  controlling peoples’ basic  needs.  Employers cause employees not trust them because they, in turn,  do not trust their employees.

Tied  to  the  idea  of  “panoptic  power”  is  the  idea  of  anticipatory  conformity. “This occurs when the norms of the authority figure become  so  internalized  that  the  socially  desirable  response  is  presented  in  anticipation  of  the  demand.” 23    At  this  point,  workers  become  virtual  robots,  and  everything  they  do  is  at  the  will  of  their  employer.   Supervisors are using the power of surveillance to entrap people so they  all act  the  same, and eventually do everything  in a  certain  fashion.   It  is  coercive power and can be harmful, if used in the wrong way.

Conclusion

Taking  everything  into  account  including  higher  stress  and  a  profound  loss,  I believe  it  is morally wrong to use workplace surveillance to monitor  employees. We  are  treating  employees  as  though  they  are  criminals who should be under constant surveillance.  This is demoralizing  and  causes  workers  higher  levels  of  anxiety.   Managers  of  companies  should not suspect their employees, but  instead give them the benefit of  the doubt, and believe  that their people are trustworthy and want to do  the best job possible.

Managers need  to  focus on  the  two-factor  theory of motivation  which  states  that  for  employees  to  prosper  they  need  to  be  given  motivation and hygiene  factors. Motivation  factors such as achievement,  recognition  and  trust  will  lead  employees  to  job  satisfaction.   Hygiene  factors  include  relationships  with  supervisors,  co-workers  and  subordinates.   If  these  factors  are not  in place workers will  go  as  far  as  avoiding  coming  to  work. 24 Employees  need  to  know  they  are  appreciated  and  trusted  otherwise  they  tend  to  rebel  and  they become  dissatisfied with work.

We should, as a society,  treat employees  in a virtuous way.  The  virtue ethics perspective attempts to help people understand themselves  and develop moral capacities to live and work well in all situations. 25 We  should  assume  that workers  are  honest,  trustworthy,  loyal  and  focused  employees.   If  a  company  truly  wants  to  change  behavior  using  virtue  ethics is a simple way of doing so. “By promoting and facilitating methods  of moral education, character development, and emotional well-being of  the actor, an ethic of virtue  can  serve as a  framework  for  implementing  positive change in behavior.”  Or employers can hire employees who they  believe are virtuous.

The  golden  rule  can  also  be  applied  here;  treat  others  as  you  would want  to  be  treated.  Employers  do  not want  employees  knowing  their  every  move,  so  they  should  offer  their  employees  the  same courtesy. Corporations should have faith in workers and believe that they  will work to the best to their abilities.  Instead of punishing those who do  wrong, correct them and show them the right way.  Reward workers who  are  doing well,  and  this will  instill  confidence  in  the  employee  and  the  employer.

I  suggest  that  managers  use  transformative  leadership  which  emphasizes  these  values.   This  type  of  leadership  in  routed  in morality,  being  concerned with  changing  the behavior of people by  first  changing  their  character. 25    Transformative  leadership  has  been  proven  to  be  extremely  effective.  “Transformative  appears  to  have  the  ability  to  tap  higher depths of human potential and  to produce  levels of performance  that  are  beyond  expectations.” 26    If managers  stress  the  importance  of  virtue  in  the  workplace,  the  quality  of  employees  they  attract  will  be  superior to other companies.

Surveillance,  if  used,  should  be  conducted  in  moderation.   Companies  should  not  use  “panopticonal  surveillance;”  it  is  just  a  fear  tactic.   It will  cause employees  to worry  that  the  consequences of what  might happen  if  they do  something wrong.  Employees will  flourish  in a  company  in which  they  feel valued and  trusted.   If employers  truly want  employees who are loyal and trustworthy, they need to first and foremost  believe that there are such people out there and entice them to join their  organization.   If  a  company  promotes  itself  as  being  virtuous,  then  employees who  value  the  same  ideals will  be  drawn  to  that  company.   Trust  will  prosper  and  over  time  any  kind  of  surveillance  will  become  unnecessary.

Works Cited 

1. N.A. (2005). 2005 Electronic Monitoring & Surveillance Survey: Many   Companies Monitoring, Recording,Videotaping—and Firing—Employees.  American Management Association. Retrieved September 12, 2007 from  http://www.amanet.org/press/amanews/ems05.htm  

2. Fieser, James. (2006). Consequentialist Theories. Internet Encyclopedia   of Philosophy. Retrieved November 20, 2007 from  http://www.iep.utm.edu/e/ethics.htm  

3. Kirkham, J. Richard. (2006). Long Term Benefits of Positive   Reinforcement vs. Negative Reinforcement.  Tutoring and Positive  Reinforcement Techniques. Retrieved November 20, 2007 from  http://www.articlecity.com/articles/education/article_813.shtml  

4. Feldman, R. (2005). Module 18: Operant Conditioning: The Pros and   Cons of Punishment: Why Reinforcement Beats Punishment.  Understanding Psychology 7/e University of Massachusetts – Amherst. 

5. N.A. (2007). Panopticon. Wikipedia. Retrieved September 15, 2007   from http://en.wikipedia.org/wiki/Panopticon  

6. Ibid 1 

7. Ibid 1 

8. Gomez-Mejia, Luis R.; Balkin, David B.; Cardy, Robert L. (2007). Chapter   14: Respecting Employee Rights and Managing Discipline. Managing  Human Resources 5/e. , pg.441. Pearson Education Inc. Upper Saddle  River, NJ. 

9. Brown, W. S. (2000). Ontological Security, Existential Anxiety and   Workplace Privacy, Journal of Business Ethics 23: 61 – 65. Retrieved  October 2, 2007 from  http://www.springerlink.com/content/x0umu13x72123578/  

10. Ibid 1 

11. Rose, Ed; Wright, Gillian. (2005). Satisfaction and dimensions of control among call centre customer service representatives.  International Journal of Human Resource Management, Vol. 16 Issue 1,  p136-160.  

12. Ibid 1 

13. Ibid 1 

14. Stahl, Bernd et al (2005). Chapter IV: Electronic Monitoring in the   Workplace: If People Don’t Care, then what is the Relevance? Electronic  Monitoring in the Workplace: Controversies and Solutions. p. 50  Published 2005 Idea Group Inc. Retrieved October 9, 2007 from  http://www.mngt.waikato.ac.nz/ejrot/cmsconference/2005/proceeding s/it/Stahl.pdf  

15. Miller, Seumas; Weckert, John. (2000). Privacy, the Workplace and the   Internet. Journal of Business Ethics 28: 255-265. Kluwer Academic  Publishers.  

16. Ibid 8 

17. Ibid 13 

18. Aiello, John R. and Kathryn J. Klob. (1996) Electronic Performance   Monitoring: A Risk Factor for Workplace Monitoring. S.L. Sauter and L.R.  Murphy, (eds), Organizational Risk Factors and Job Stress (American  Psychological Association) p163-179. Retrieved November 20, 2007 from  http://www.rci.rutgers.edu/~jraiello/publications/Electronic%20Perform ance%20Monitoring%20A%20risk%20factor%20for%20Workpla.pdf  

 19. Ibid 7 

20. Ibid 12 

21. Ibid 13 

22. Ibid 12 

23. Ibid 8 

24. Ibid 12 

25. Ibid 8 

26. Ibid 7 

27. Whetstone, J. Thomas. (2001). How Virtue Fits Within Business Ethics. Journal of Business Ethics. 33:101–114, 2001. Kluwer Academic  Publishers. Printed in the Netherlands. Retrieved November 20, 2007  from  http://leedsfaculty.colorado.edu/hovorka/BCOR4000/VIRTUE_IN_BUSIN ESS.pdf  

28. Sergiovanni, Thomas J. (2006). Why Transformational Leadership Works and  How to Provide It. Rethinking Leadership: A Collection of Articles p. 79. Corwin  Press. Retrieved November 21, 2007 from  http://books.google.com/books?hl=en&lr=&id=j_uz9xdmLtUC&oi=fnd& pg=PR7&dq=26.%09Sergiovanni,+Thomas+J.+(2006)+Why+Transformati onal+Leadership+Works+and+How+to+Provide+It.&ots=6mcJZ5H8Pk&si g=x8Lcv72bAW1WTsBoUni6ess3u5k