Table of Contents

» Privacy in a Transparent Worlds

Acknowledgements

Preface

I. Personal Information and Privacy Infringement

1. Privacy Among Employee’s Personal Lives

2. How Safe is Personal and Financial Data With Financial Institutions and Banks?

3. The Dangers of Credit Card Skimming In Restaurants

4. Employee Monitoring With GPS

5. Clubs, Bars, and the Driver’s License Scanning System

 

II. Consumer Privacy and Public Perception

6. Privacy and Casinos: What They Know about You

7. Who Is Watching Who?

8. The Anatomy of Identity Theft

9. How Might Radio Frequency Identification Affect Americans’ Lives in the Near Future

10. Biometric Face Scanning

III. Privacy on the Internet and Necessary Safeguards

11. Phishing: Don’t Take the Bait

12. Credit Cards and Online Fraud

13. Computer Consumer Safeguards: Are They Effective?

14. Online Predators & Child Protection: The Dangers of Growing Up on the Internet

IV. Impacts of Online Social Networks

15. How Much Do Prospective Employers Know About Applicants?

16. Online Profiling Based on “Friends” and Networks Introduction

17. Dangers of Social Networks to Student-Athletes

V. Privacy Impact of Government and Law Enforcement

18. Can You Hear Me Now?

19. Law Enforcement and Privacy

20. Protecting Privacy? The Case of Electronic Surveillance

21. Eyes in the Sky: Spying by Satellite

22. How Has HIPPA Ensured Consumers that Protected Health Information is Safe Under the New Technologically Oriented Guidelines?

23. All-In-One ID Cards


Download Entire Book [PDF]

Download Entire Book [Word]



Ethica Publishing


Leeds School of Business
UCB 419
Boulder, CO 80309-0419

303.735.6448

Kai.Larsen@Colorado.edu


1

Privacy among Employee’s Personal Lives:
Establishing Rules, Risks, Legality and Future of
Relationships within the Workplace.

Natalie Poull and Kristin Anne Lindback 

____________________________________________________

Employee Romance Overview

Employers  willingly  accept  critical  information  from  you.   They  have  your  name,  phone  numbers,  social  security  number,  and other classified personal information that is stored for review.  They can  scan  phone  calls,  catch  all  the  keystrokes  you  make  and  read  your  emails.   Further,  they  can  access  credit  scores, potential  liabilities  and  even see how many parking  tickets you have.  Most employees accept  this as an everyday part of life that they cannot change.  In recent years,  organizations  have  become  more  concerned  with  privacy  rights  at  work.   Even  though  privacy  of  individuals  at  work  is  expected,  the  extent  to which privacy  affects  individual  attitudes  and perceptions  is  less clear. After all, information on what you do after work hours, who  you  are  romantically  involved  with,  and  your  relations  with  other  employees within the same office can lead to legal and moral issues.   Companies  require  employees  to  sign  privacy  agreements  so  that no outsiders are allowed to know inter-company happenings.  They  are  protecting  themselves  for  good  reasons,  such  as  competitive  advantages, and as soon as you sign that contract, you are promising to  keep their secrets to success.  But who  is looking out for your personal  privacy?   The  following  information  analyzes  the  understanding  of what managers and employers know about your personal relationships  within  the  workplace  and  the  ethicality  of  such  an  issue.  Also,  this  report  will  focus  on  past  and  present  cases  involving  employee  relationships to determine what the future outlook is for confidentiality  within relationships in the work place.  It is vital that employees know  their rights and the legal issues involved with signing a right to privacy  agreement so that the result is in the best interests of everyone within a  given company.  

Practical Uses and Considerations 

Nature of the Workplace 

The workplace  has  changed  dramatically  from  being mostly  male  dominated  to  a more  diverse  and  dynamic  environment.   This  change  is  initiated  by  economic,  social  and  demographic  changes.   These alterations have created a new workplace, one in which employee  attraction  is  easily  sparked  and  romances  blossom.   In  fact,  a  2004  Glamour magazine  survey  of  1,747  employees  concluded  that  41%  of  Americans between 25 and 40 have engaged in an office romance (De La  Vina).

   Workplace  romances  are  defined  as  relationships  between  coworkers which  are  characterized  by  sexual  attraction.   They  can  be  classified as open relationships, where everyone else in the workplace is  aware  of  the  relationship,  or  closed  relationships, meaning  it  is  being  kept a secret  from coworkers.  It  is no surprise  that keeping a secret  in  an office is not easy.  For example, there was a couple that was trying to  keep  its  relationship  from  becoming  public  in  the  office  because  the  man was a  subordinate  to  the woman.  Their office had a pet-friendly  policy, and when  the woman brought her poodle  to work,  it was extra  affectionate toward the man over anyone else in the office.  The poodle  gave their relationship away (De La Vina).  Workplace  romances  have  almost  always  been  a  part  of  everyday business, but  their  frequency has  recently  increased.  Due  to  technology,  longer  hours  and  changing  morals  and  ethics,  there  are  many more motivations and consequences to this behavior.  Companies  today  are  trying  to  create  a  family  environment  to  enact  company  loyalty  and  improve productivity.  These new  conditions  that  exist  in  the  office  include  proximity  (working  closely  together  to  foster  interpersonal  attractions),  intensity  of  the  working  relationships  (the  pursuit  of  similar  work  goals  and  feelings  of  accomplishment)  and  willingness  and  motivation  to  become  romantically  involved.   According  to  a  survey,  there  are  four  motives  that  encourage  the  average employee to participate in a workplace romance: 

    Love Motive:  This motive is considered when two people become  sincerely  involved.  They are  truly  in  love and have a committed,  long-term relationship that could become permanent. 

    Ego Motive: This  type of relationship  is considered a  fling.  Those  who  participate  in  this  motive  are  often  in  search  for  personal  rewards such as excitement, adventure, or sexual experiences. 

    Job Motive: This is the utilitarian motive because one of the parties  is looking for work-related benefits (i.e. pay raise, promotion or job  security). 

    Power  Motive:  This  is  another  utilitarian  motive  and  usually  involves both off and on the  job rewards.  For example, one of the  parties may enhance power and visibility  through  the relationship  (Paul). 

     

Relationship Types 

There  are  three  relationship  types  that  are  vital  to  the  understanding  of  the  legality  of  workplace  romance:  supervisor  romances,  coworker  romances  and  conflict-of-interest  romances.   Supervisor  romances  create  a  great  liability  for  employers  because  a  superior  is  involved with  a  subordinate.   In Meritor  vs. Vinson,  “the  Supreme Court  ruled  that  agency principle  applies  to Title VII  sexual  harassment suits.  Under agency principle, employers are liable for acts  of  their "agents"  or  supervisors”  (Freeman,  182-185).   This  is  seen  as  damaging  to  lower  subordinates.   Because  of  these  potential  risks,  superiors can intervene on these relations, as they are a potential threat  to  the  company.  Take,  for  example, Larry Ellison,  the CEO of Oracle.  He had to defend himself against a sexual harassment lawsuit because a  former employee claimed he fired her after she  threatened  to end  their  18-month  relationship  (Markels).   Liabilities  will  be  incurred  when  coworker  relationships  become  hostile,  or  if  two  individuals  end  the  relationship. 

If policing happens, there is a chance that the employer may be  sued. For example, Wal-Mart lost a lawsuit when “it attempted to forbid  coworkers (one of whom was married) from dating” (Freeman, pg. 182,  4  pgs).   The  last  relationship  type  is  considered  conflict  of  interest,  where  there  is  a  risk  for  the  employer  by  dating  someone  such  as  a  competitor’s  employee.  Anyone  who  has  a  conflict  of  work  interest  through  their  relationships will  usually  be  directed  to  inform Human  Resources  through  company  policies.  Nondisclosure  documents  are  used  to  protect  employers  from  these  instances.  Employee  rights  and  employer rights are very difficult to define within this context.  IBM, for  example,  tried  to  persuade  an  employee  to  stop  dating  another  employee  at  a  competing  firm.  They  strongly  discourage  office  romance,  and  state  this  in  their Manager’s Manual:  “A manager may  not date or have a romantic relationship with an employee who reports  through  his  or  her management  chain,  even when  the  relationship  is  voluntary  and  welcome”  (Markels).   Interestingly,  a  relationship  ban  may breach the right to privacy under the Human Rights Act 1998. This  has,  however,  never  been  conducted  (Personnel  Today,  18).   Also,  a  company  may  have  incurred  a  lawsuit  because  it  had  practices  that  stated one would have to disclose that he was dating an employee from  a competing firm, even if it would not affect his overall performance. 

Companies  can  also  try  to  get  around  this  by  persuasion  or  policing  to  keep  the  relationship  from  continuing.  This  is  where  the  issue  of  privacy  comes  along.  If  employers  can  read  your  emails,  can  they  hold  anything  they  find  in  them  against  you,  and  persuade  you  one way or another so you will follow their rules, or feel threatened by  them? These relationships create those critical questions.

Understanding of Romance, Privacy and Workplace Environment 

Relationships  in  the  workplace  are  continuously  debated  because there is strong evidence to support both sides.  For instance, the  gossip created by a volatile sexual-harassment case can cause a 20% dip  in productivity and bad publicity can dampen profits as much as 30%6  (Crain,  Par  2).  In  addition,  payments  to  these  complainants  have  increased  to well  over  $25 million  in  total  (Markels).  This  shows  the  negative  affects  relationships  have  on  corporations  and  how  it  is  especially difficult to deal with relationship issues.  

Even  though  companies  are  highly  affected  internally  by  gossip  in  private  relationship  issues,  women  are  likely  to  be  the  complainants in sexual-harassment cases and the public will soon know  about  the  issue.  Women  make  up  85%  of  the  consumer  base  (even  men’s products), and most  likely will not support corporations  that do  not  treat women  fairly.   In  addition, more often  than not, Sheila  from  Crain Corporation  states  that  “liability has  little  to do with whether  a  company has a dating policy and everything to do with how a company  responds  once  a  complaint  has  been  lodged”  (Crain,  Par  4).   Many  attorneys state that “dating prohibitions are largely unnecessary even as  a  smoke  screen  for  firings because most workers  can be  fired  at will”  (Crain, Par 4). 

Research Topic for Further Investigation: 

Research Findings 

Workplace romance guidelines for employees: 

Do not make any sexual or suggestive comments in the workplace.

Understand that men and women interpret things differently. 
Be  aware  of  your  body  language.  Certain  signals  may  be  interpreted as sexual vibes. 

Watch  how  close  you  get  to  a  group member.  Workers  in  team  activities  share  an  intimacy  and  someone  may  confuse  it  for  romantic gestures.

If  you  choose  to  enter  into  an  office  romance,  know  the  risks  involved.

Do not cross the line according to the courts’ standards: whether a  reasonable person would consider the behavior abusive or hostile. 

Workplace romance guidelines for employers 

Be aware of any relationships going on  in the office.  It is better to  be prepared if a situation arises.

Establish  a  policy  that  prohibits  professional  decisions  based  on  sexual relations.  Be sure that your policies do not invade employee  privacy.  Do not establish a policy that outlaws an employee dating  another employee.  

Know the laws and court rulings so you are always prepared with  knowledge of the precedence.

Establish  a  sexual  harassment  policy  that  ensures  all  employees  know  what  sexual  harassment  is  defined  as,  and  what  the  implications will be in the workplace. 

Always  document  notifications  and  actions.   Keeping  detailed  records will help you down the road in a court challenge.

Provide  a  workshop  to  educate  employees  about  the  risks  of  workplace romances (Paul). 

Graphical Analysis of Survey 

A  recent  survey  of  520  employees  and  323  management  representatives nationwide  discussed  the  legal  rights  to  monitor  workers  and  has  found  that  employees  do  not  always  agree  to  these  regulations  (Workplace Privacy Poll,  January 2005; Society  for Human  Resource Management/CareerJournal.com).   The  following  poll  asked  employees  (on  a  1-to-4  scale  where  1  =  strongly  disagree  and  4  =  strongly  agree)  if  they  believed  that  employers  have  the  right  to  perform different types of monitoring. The results are as follows: 

 

The  following  is  a  poll  on  relationships  in  the  workplace  and 
productivity:

 

 

Interview: Sandra Wallace, Partner and Head of Equality  and Diversity, DLA Piper 

A questionnaire  has  been  provided which  details  information  from  a  lawyer  that  will  provide  insight  on  privacy  and  employee  romance  issues. 

 

Q: One of my managers  is having an affair with a  junior member of  his team. This is causing resentment among other employees. Can we  move her to another team? 

A:  Investigate  the  situation  to  determine whether  there  is  a  problem  and,  if  so,  the  best  way  to  deal  with  it.  Speak  to  the  employees  concerned  informally,  explain  your  concerns  and  emphasize  the  importance of maintaining professional behavior in the office. 

If the relationship does cause problems, there may be steps you can take  that  do  not  involve  transferring  either  employee.  For  example,  if  the  manager  has  responsibility  for  the  junior  employee's  appraisal  and  there is a concern about favoritism, could another manager carry it out?  All viable options should be discussed with the employee and agreed to  in advance. 

If  a  satisfactory  solution  cannot  be  found,  it  may  be  appropriate  to  transfer  one  of  the  employees  concerned,  either  temporarily  or  permanently. However, be careful when considering which employee to  transfer,  and  ensure  that  you  have  objective  reasons  for  choosing  to  move  one  and  not  the  other.  If  you  simply  transfer  the  more  junior  employee,  this  could  result  in a  claim  for  sex or age discrimination.  If  the  contract  of  employment  does  not  allow  you  to  transfer  the  employee, you will need their consent. 

Q:  After  a  recent  team  meeting  in  the  pub,  two  employees  were  discovered  in  a  compromising  position  in  the  boardroom.  Can  we  dismiss them? 

A:  You  have  a  right  to  expect  certain  standards  of  behavior  in  the  workplace,  and  this  almost  certainly  falls  below  those  standards.  The  incident should be  treated as misconduct, but you should not  take any  action without  first  investigating  further and giving  the employees  the  opportunity to explain themselves. 

Whether a warning or dismissal is an appropriate sanction will depend  on  the  circumstances,  but  to  protect  yourself  against  tribunal  claims,  you should follow a proper procedure first and consider all the options.  Make sure you treat both employees the same, however, as inconsistent  treatment may lead to discrimination claims.

Q: An employee has complained about a colleague making unwanted  advances  towards  her  at  departmental  Friday  night  drinks.  These  drinks took place off work premises. Do we have to get involved? 

A:  Yes.  As  an  employer,  you  could  be  vicariously  liable  for  sexual  harassment -  even  if  the  unwanted  attention  takes  place  outside  working hours and off  the premises -  if  there  is a sufficient connection  with work, as is the case of a work social event. 

The complaints should be promptly and thoroughly investigated. If the  complaints  are  upheld,  a  disciplinary  sanction  up  to  and  including  dismissal may be appropriate. 

Make clear to all employees that unwanted attention might give rise to  harassment claims. 

Q: Should we just ban workplace relationships? 

A:  In  practice,  a  ban  is  likely  to  be  unsuccessful,  and may  in  fact  be  counterproductive, as  it will  lead  to more secrecy about office  liaisons.  This  could  cause problems  if harassment  claims  are brought  at  a  later  date. 

A  relationship ban may  also be  in breach of  the  right  to privacy  under  the  Human  Rights  Act  1998,  although  this  has  not  yet  been  tested.  A more  effective  option  is  to  have  procedures  in  place  to  deal  with  problems  if  they arise, and  clear guidelines  for  staff  involved  in office  relationships about the standards of behavior expected. 

Before  implementing  a  procedure,  you  should  identify  where  the  organization  may  be  exposed  to  potential  risks,  such  as  breach  of  confidence,  conflict of  interest or  supervisory  issues. Managers  should  be  provided  with  guidance  and  training  on  how  to  implement  and  monitor the policy. 

Q:  Can  we  at  least  require  employees  to  tell  us  if  they  begin  a  workplace relationship? 

A: It has become more common in recent years for employers to require  staff to notify their manager or HR department if they become involved  with a colleague, or even to require employees to enter into a so-called  'love  contract',  where  both  sign  an  agreement  stating  that  the  relationship  is  consensual,  and  that  they  understand  the  sexual  harassment policy. 

The difficulty with  these  types  of measures  is  that  they  are  extremely  difficult  to  apply  and  enforce.  For  example,  at  what  stage  do  you  require  the disclosure of  the relationship? Also,  these measures do not  protect  you  against  tribunal  claims.  If  an  employee  brings  a  claim  of harassment as a result of a workplace relationship that has gone wrong,  it  will  not  assist  the  employer  to  argue  that  the  employee  failed  to  disclose the relationship. 

Powerful Statistics from Survey Results: 

Statistics  from  the  American Management  Association  about  privacy  and employee romance are as follows: 

    * 69  to 84% - Opt  for  the "no policy'' route  for companies, e.g. Time  Warner, AT&T and many universities.

    * 12% - Company had a policy (American Management Association). 

    * 92% of those said the only policy they had concerned relationships  with subordinates.

    * 30%  of  the  391  managers  polled  admitted  to  dating  a  coworker  themselves.  

    * 44%  of  the  dating managers wound  up marrying  their  colleague,  and another 23% became involved in a long-term relationship.

    * In  a  2003  Vault.com  survey,  59%  of  1,118  employees  polled  admitted to dating a colleague.  An additional 17% said they would  like to. 

 

Consequences of Workplace Romances 

There  is  a  very  fine  line  between  regulating  workplace  romances  and  invading  your  employee’s  privacy.   On  the  one  hand,  romances  in  the workplace  can have very  severe  risks  and  sometimes  illegal  consequences  for  the  parties  and  the  company.   On  the  other  hand, many believe employees should have the right to date whomever  they chose, and their personal relationships should be of no business to  the  employer.   There  are  both  individual,  as  well  as  organizational,  consequences in the company due to workplace romances.  These risks  can be significant determining  factors as  to whether an  individual will  become  involved  in  a  relationship,  or  if  a  company  believes  it  should  attempt to regulate relationships.  

To  begin,  an  individual  consequence would  be  risks  to  one’s  career.   For  example,  if  it  is  a  manager  and  lower  level  employee  involved  in  the  relationship,  (1)  other  employees may  lose  respect  for  the manager because  they believe his/her  judgment will be biased and  (2)  the  lower-level member may not know whether he/she receives  the  promotion  due  to  his/her  actual  knowledge  and  experience,  or  favoritism.  Another  risk  for  the  individuals  involved  is  consequences  for  their  home  and  family.   If  one  of  the  persons  is  involved  in  a  marriage or  long-term relationship at home, the office relationship will  obviously  lead  to  several  unfavorable  consequences.   Finally,  the  last  major  risk  to  individuals  is  the  risk  of  violating  office  norms.  When  groups of people are spending many long hours together, and working  in  close  conditions,  there  are  usually  strict,  unspoken  guidelines  set  about  crossing  the  line  between  personal  and  coworker  relationships.   Even attempting to keep the relationship a secret will probably fail since other  employees may notice a change in behavior and become aware of  the relationship taking place (Paul). 

The  next  category  of  risks  pertains  to  organizational,  or  company  risks.   As  previously  stated,  there  is  a  fine  line  between  employee privacy and  regulation, but  severe  consequences may  create  an opportunity for employers to dance on that line, in order to diminish  unfavorable  penalties  for  the  company.   These  risks  include  role  conflict,  favoritism,  reduced  productivity,  intra-group  conflict,  and,  more seriously, sexual harassment (Paul). 

Role  conflict  exists  when  there  are  different  behaviors  portrayed  in  the  same  situation.  This  type  of  conflict  may  result  in  favoritism,  complaints  to  management,  and  inequitable  allocation  of  resources (Paul).  This could potentially be devastating for the company  as  it could disrupt everyday operations and have a negative  impact on  coworker  loyalty,  group  cooperation,  communication  and  company  confidence, as well as confidence in the companies and their managers.   

The  most  serious  and  effect  of  employee  romances  in  the  workplace  is  sexual harassment.   In  legal  terms,  this  is defined as any  unwelcome  sexual  conduct  on  the  job  that  creates  an  intimidating,  hostile or offensive working environment.  There are two legal forms of  sexual harassment.  The  first  is called quid pro quo harassment, which  includes  offensive  sexual  innuendos,  physical  contact,  sexual  remarks  and  inquiries, and demands  for sexual  favors  to keep a  job or obtain a  promotion.  The  second  form  of  sexual  harassment,  hostile  work  environment harassment,  is  sexually offensive  conduct  that permeates  the workplace making  it  a  difficult  or  unpleasant work  environment.   Both of these are protected under Title VII of the Civil Rights Act as sex  discrimination.  In  order  for  an  instance  to  be  considered  sexual  harassment and protected under  those  laws, certain standards must be  met.   For  example,  the  conduct must  have  been  unwelcome,  it must  have been  severe  enough  to  create a hostile work  environment, and  it  must be based  on gender  or  affected  a  term,  condition  or privilege  of  employment (Paul). 

Believe it or not, an employer can be held liable for any form of  sexual  harassment  that  takes  place  between  his/her  employees  and,  most especially, an employee and a customer.  This is a vast issue when  it comes  to  the  legality of sexual harassment and workplace romances.   It  depends  on  whether  the  employer  had  actual  or  constructive  knowledge  of  the problem  and  took  no prompt  or  adequate  remedial  action.   The  Equal  Employment  Opportunity  Commission  (EEOC)  generally creates the rules and liabilities that pertain to this issue.  They  may require  that a policy be written  for  the company  that  involves  the  legal ramifications of sexual harassment in the workplace.  Such policies  should “identify what constitutes sexual harassment, be communicated  to every employee, require immediate investigation of complaints by an  impartial  investigator,  specify  taking  vigorous  disciplinary  measures  against the perpetrator and training for managers and workers” (Paul). 

In addition to those consequences, employers are beginning to  regulate  workplace  romances  because  they  are  worried  about  trade  secrets  (protecting  sensitive,  internal  information),  and  they  want  to  avoid  lawsuits.  Many  companies  now  include  nondisclosure  policies  and conflict-of-interest dating rules are written  to protect  trade secrets.   They  do  not want  one  of  their  employees  in  a  romance with  another employee  from  a  competing  company.   Naturally,  companies  would  like  to  avoid  lawsuits  to  limit  costs,  negative  public  news,  and  unfavorable court actions. 

 

Employee Romance and the Law 

While  most  companies  are  worried  about  protecting  themselves from negative internal as well as external issues, employees  are more focused on privacy and fair treatment.  There are no laws that  specifically  pertain  to  employee  romances,  but  many  other  laws  do  cross  that  line and provide  some guidelines  for  the matter.  There  are  many  instances where  courts disagree  as  to who  is  in  the wrong,  and  more times than not employers and employees are in conflict with each  other.  There are  two  types of  laws  that help guide employee romance  issues: public sector laws and private sector laws.   

Public sector laws apply specifically to defining the legality of  employee romances  in pubic sector  jobs.  These  laws are  for cases  that  are  based  on  an  employee’s  constitutional  right  to  privacy  from  governmental  interference  (Libbin).   The  Fourth Amendment  protects  citizens against unreasonable search and seizure.  This can be helpful in  the case of the employer who went to unreasonable searching standards  to  find  out  information  about  an  employee’s  relationship.   For  this  instance,  the  reasonableness of  a  search  is defined  and determined by  “balancing  the  extent  of  the  invasion  and  the  extent  to  which  the  employee  should  expect  privacy  in  an  area  against  the  employer’s  interest in the security of the workforce and other job related concerns.”   In addition  to  this,  the Fifth and Fourteenth Amendments also protect  an employee’s right to privacy.  It states that:  

    * The  state  may  not  restrict  one’s  right  to  privacy  and  free  association,  including  workplace  relationships,  without  justification.  For a restriction to be allowed, the state must also  show  that  the  restriction  is  justified  by  compelling  state  interest.  The  restriction  must  also  be  the  least  intrusive  alternative available (Paul).

Throughout history, it seems the courts simply rule on a case- by-case  basis when  it  comes  to workplace  romances.  Although  there  are  no  strong  laws  pertaining  to  this  issue,  it  does  appear  that  they  heavily weight the effect it had on job performance. 

Along with  the constitutional  laws,  there  is a  federal  law  that  also applies to the matter at hand.  The Privacy Act of 1974 restricted the  government  from  intruding  in  the personal  lives of  federal employees.   It basically “regulated the release of personal information about federal  employees  by  federal  agencies.”   In  addition  to  this, Congress passed  the federal wire tapping statute and Title II of the Omnibus and Crime  Control and Safe Streets Act of 1986  (Libbin).  This was a huge step  in  employee  privacy  because  it made  it  illegal  for  employers  to monitor  employees’  telephone  calls and other  communications without a  court  order.  

Private sector  laws vary significantly  from  those of  the public  sector.  Once again, there are generally no laws that apply specifically to  employee  romance,  but  private  sector  employers  are  not  bound  by constitutional  constraints,  either.  In  order  to  fix  this,  the  state  legislatures have addressed employee romance policies in four ways: 

    Enacted  legislation  that  mirrored  federal  law  regarding  the  compilation and dissemination of information.

    State constitutions now recognize a constitutional right to privacy 

    Protected  employees  in  certain  areas  of  employment,  such  as  personal records or the use of credit information.

    Left  private  sector  employees  to  fend  for  themselves  while  the  federal  laws  and  the  Constitution  afford  protection  to  federal  employees and those subject to state action. 

In  addition  to  these  state  laws,  many  courts  have  enacted  common  law  to  regulate  and  provide  a  guideline  for  charging  an  employer with intrusion into seclusion.  In order for the employer to be  found guilty, the employee must:  

    Show the employer intentionally intruded into a private area.

    Explain that he was entitled to privacy in that area.

    Illustrate  the  intrusion  would  be  objectionable  to  a  person  of  reasonable sensitivity. 

    Prove the intrusion may occur in any number of ways.

    Confirm  the  employer  verbally  requested  information  as  a  condition of employment.

    Be required to provide information in other ways, such as through polygraphs, drug tests, or psychological tests. 

    Request an annual medical examination.

    Show  the  employer  asked  others  personal  information  about  his  employees.

    Demonstrate  the  employer went  into  private  places  belonging  to  him. 

If  the  employer  is  found  guilty  of  any  of  these,  it  may  constitute wrongful  invasion  of  privacy  if  it would  be  offensive  to  a  reasonably  sensitive person.  The  employer  can  counteract  these  if  he  can show reasonable business-related justification for the invasion.  For  example,  employers  can  regulate  some  employee  off-duty  activities  if  they are affecting job performance (Paul). 

 

Conclusion: An Uncomfortable Area for Employers 

The  first  thought some may have  to  the unanswered question  of  employee  romance  is  to  ban  relationships  in  the  workplace  altogether.  Legally,  this  could never be possible.  It  is unrealistic  and, according to Business Insurance, “about 40% of employees report being  involved  in  a  workplace  romance  at  some  point  in  their  careers,  according  to  the  2006 Workplace Romance  survey  by  the Alexandria,  Va.-based  Society  for  Human  Resource  Management  and  the  New  York-based  Wall  Street  Journal's  CareerJounal.com  web  site.”   In  addition,  according  to  a  SHRM  survey,  “more  than  70%  of  organizations  reported  having  neither written  nor  verbal  policies  that  address workplace romance. Of those companies that did have an office  romance policy, only 9% prohibited dating.” 

Employee  romances will  continue  to  be  debated  for  years  to  come.  There  is no one set standard on  the  issue, and, as you can now see, many companies take completely different stances on the problem.   The  research  survey  gives  guidelines  to  employers  and  employees  on  this controversial  issue.  Please read  through each carefully; you never  know when they may pertain to you. 

Works Cited 

De La Vina, Mark.  Love & Company: Workplace romances happen, but  first consider the pitfalls.  San Jose Mercury News.  California:  October 10, 2007.  

Freeman, Edward H. Information Systems Security. New York: May/Jun  2007. Vol. 16, Iss. 3; 182-185. 

Greenwald,  Judy. Business  Insurance. Chicago: May  21,  2007. Vol.  41,  Iss. 21; 1-2. 

Libben, Anne E.,  Stevens,  J. Christopher.  The Right  to Privacy  at  the  Workplace,  Part  4:  Employee  Personal  Relationships.   New  York: October 1988.  Vol. 65, Iss. 10, 56-60.  Personnel Today. Sutton: Feb 13, 2007. 18. 

Paul, Robert J.,Townsend, James B.  Managing the workplace romance:  Protecting employee and employer rights.  Review of Business.   Jamaica: Winter 1998.  Vol. 19, Iss. 2, 25-30.  

Markels, Alex.  Management: Employers’ dilemma: Whether to regulate  romance.  Wall  street  Journal  (Eastern  Edition).   New  York,  NY: February 14, 1995, B1.