Table of Contents

» Privacy in a Transparent Worlds

Acknowledgements

Preface

I. Personal Information and Privacy Infringement

1. Privacy Among Employee’s Personal Lives

2. How Safe is Personal and Financial Data With Financial Institutions and Banks?

3. The Dangers of Credit Card Skimming In Restaurants

4. Employee Monitoring With GPS

5. Clubs, Bars, and the Driver’s License Scanning System

 

II. Consumer Privacy and Public Perception

6. Privacy and Casinos: What They Know about You

7. Who Is Watching Who?

8. The Anatomy of Identity Theft

9. How Might Radio Frequency Identification Affect Americans’ Lives in the Near Future

10. Biometric Face Scanning

III. Privacy on the Internet and Necessary Safeguards

11. Phishing: Don’t Take the Bait

12. Credit Cards and Online Fraud

13. Computer Consumer Safeguards: Are They Effective?

14. Online Predators & Child Protection: The Dangers of Growing Up on the Internet

IV. Impacts of Online Social Networks

15. How Much Do Prospective Employers Know About Applicants?

16. Online Profiling Based on “Friends” and Networks Introduction

17. Dangers of Social Networks to Student-Athletes

V. Privacy Impact of Government and Law Enforcement

18. Can You Hear Me Now?

19. Law Enforcement and Privacy

20. Protecting Privacy? The Case of Electronic Surveillance

21. Eyes in the Sky: Spying by Satellite

22. How Has HIPPA Ensured Consumers that Protected Health Information is Safe Under the New Technologically Oriented Guidelines?

23. All-In-One ID Cards


Download Entire Book [PDF]

Download Entire Book [Word]



Ethica Publishing


Leeds School of Business
UCB 419
Boulder, CO 80309-0419

303.735.6448

Kai.Larsen@Colorado.edu


4

Employee Monitoring with GPS

David Meyers and David Patience

Introduction____________________________________________________

Technology used to track employees has not only transformed  the workplace environment, but has also raised many privacy and legal  issues.  The  tracking  technology  is  centered  on  the Global Positioning  System  (GPS), which  is  able  to  relay  information  and  images  in  real- time concerning the activities of employees.  Another common method  used  to  track employees  is  infrared badges  that are  linked  to  the GPS.  The  three  most  commonly  used  means  of  tracking  employee  are  through  vehicles,  cell  phones,  and  badges.   The  capabilities  of  this  technology  create  major  privacy  issues  as  employers  can  now  be  informed  of  the  daily  activities  of  employees  in  and  out  of  the  workplace.   Advancements  in  technology  and  industry  competition  have  driven  down  the  price  of  tracking  devices,  making  tracking  employees more prevalent  than ever before.   In  fact,  the GPS  industry  has  an  estimated  annual  growth  rate  of  31%  (Federal Communication  Commission).   In  2000, GPS had  about  1.5 million  active units  online,  which  is  estimated  to grow  to  6.5 million  online  active users by  2010.   The net sales of  the GPS  industry  in 2002 were $7 billion and by 2010,  the industry as a whole is estimated to be worth around $50 billion.    The  massive  growth  of  employee  tracking  has  created  a  continual  struggle  between  employees  and  their  employers.   Many  Fourth Amendment  rights  are  in  jeopardy  due  to  new  and  improved GPS  technology  capabilities  (Spiers).  The  Fourth  Amendment  of  the  Unites States of American states: 

  • The  right  of  the people  to be  secure  in  their persons, houses,  papers,  and  effects,  against  unreasonable  searches  and  seizures, shall not be violated, and no warrants shall issue, but  upon probably cause… 

GPS tracking capabilities are constantly questioned in courts as  high as  the United States Supreme Court.  The  invasive nature of  this  technology can create an uncomfortable atmosphere between employers  and  employees.   Incidents  have  occurred  in which  an  employee was  terminated for an action that he/she committed without knowing he/she  was being  tracked.  The  following  chapter will explain  the  technology  behind GPS tracking and how the system is able to track individuals.  It  will also  include  the major means of how employers  track  employees,  court  litigation on  the  invasiveness of  the GPS  system, and  the  ethical  issues this technology has created. 

Evolution of Global Positioning Systems

The  first  Global  Positioning  Systems  (GPS)  satellite  was  launched in 1978 by the Department of Defense (DOD).  During the next  16 years,  the government  launched 23 more satellites which completed  what  is  now  known  as  the  NavStar  Constellation.   This  extensive  network  currently  has  over  27  satellites  and  plays  a  key  role  in  both  military and civil navigation (Kightlinger).

There have been several advancements throughout the lifetime  of  this  equipment.  Two  of  these  changes  include  accuracy  and  reliability.  Modern GPS systems are able to measure the location of the  receiver  within  several  feet  and  can  even  obtain  signal  in  densely  populated  areas.   In  the  early  days  of  GPS, measurements were  less  accurate than a few feet and signal strength was often a problem.  This  made  it  harder  to  get  the  exact  location.  Now,  GPS  triangulation  is  more precise and accurate than ever before.

Other aspects of the industry that have changed include price,  size, and popularity.  The price of GPS has dropped significantly since  the technology was first introduced.  Manufactures have also been able  to reduce the size of the receivers so the system can be used discretely.   One of the biggest changes we have seen in this industry is an increase  in consumer popularity.  Most cars on the road today are equipped with  some type of GPS technology. 

When GPS was in the early stages of its development, its main  purpose was for emergency situations and government defense.  Now,  there  are many  other  uses  for GPS,  including  personal  and  company  use.  For example, companies  like OnStar and LoJack have been  in  the  GPS  business  and  have  grown with  the  technology. OnStar  has more  than  80,000  cars  that  subscribe  to  their  service.  Although  the  development  of  this  technology  has  brought  about  many  positive  aspects, people are the negative side due to privacy invasion and other  ethical issues dealing with tracking.

Technology Behind Global Positioning Systems

Global Positioning  Systems  are  quite  advanced  and  there  are  several components needed in order to accurately report one’s position.   A GPS works  24  hours  a day,  in  any weather, worldwide.  There  are  three main components of GPS:

1. Constellation of Satellites 

First  there  needs  to  be  a  constellation  of  satellites.   The U.S. NavStar  Constellation  consists  of  27  satellites  each  of  which  circles  the  earth  twice daily.  These satellites are solar powered and constantly transmit  data about their location back to earth, were the data is used in real-time  or  stored  in  databases  to  be  used  at  a  later  date.   The  satellites  orbit  Earth almost 12,000 miles above us and travel at speeds of around 7,000  miles per hour.  These  incredibly dense  satellites weigh  2,000 pounds  each  and  are  a massive  17  feet  across.   Each  satellite  is  built  to  last  around  10 years  and  the U.S. government  replaces  them  as  they wear  out. 

2. Control Segment 

The second component needed is a control segment that maintains GPS  through  a  system  of  ground monitoring  stations  and  satellite  upload  facilities. The satellite  transmits signals  to  these upload  facilities which  then travel on frequencies in the microwave part of the light spectrum.   There  are  three  different  kinds  of  data  sent  from  the  satellite  to  the  ground stations.  The first type is a pseudorandom code.  This is a code  that  identifies which  satellite  sent  the  signal.  The next  type of data  is  ephemeris  data;  this  is  constantly  transmitted  by  each  satellite  in  the  constellation  and  contains  important  information  about  the  satellites  condition as well as the current date and time.  Lastly, the almanac data  tells  the receiver where  the satellite should be at any given  time.  Each  satellite  transmits  almanac  data  showing  orbital  information  for  that  satellite as well as other satellites in the system. 

3. User Receivers 

The last part of a GPS is the user receiver.  This is the unit that  is purchased by  the user. GPS  is  free of  charge,  if an  individual has a  GPS transmitter and all receivers run of the same constellation.  The use  of triangulation allows the receiver to calculate the user’s exact location.   A receiver must be locked on to three satellites to produce a 2D position  and  four  satellites  for a 3D position.  The 2D position  consists of only  latitude and  longitude while  the 3D position adds elevation.  After  the  position is found, speed and bearing may also be calculated.  Although  the  technology  is  very  similar,  civil  and  military  GPS  still  have  differences.  The military GPS is much more detailed and the zoom and  location capabilities are more accurate than civil GPS  (Singerman). 

Employee Tracking 

Vehicle Tracking 

The original  idea of placing GPS units  in automobiles was  for  aiding  the  driver  in  navigation.   The  driver  is  able  to  have  real-time  navigation instructions and traffic updates.  Systems such as OnStar and  LoJack are examples of GPS that can be used in automobiles for reasons  other  than navigation.  These  systems were originally  set up  to  aid  in  the locating of a stolen car and theft prevention, but they have evolved  into multi-tasking systems  than can run diagnostics checks, unlock car  doors,  and  even make dinner  reservations  at  your  favorite  restaurant.   The original  intentions of using GPS were  to  aid  the driver  and make  the car ride more enjoyable, by making navigation effortless. 

Then  employers  began  to  use  the  GPS  to  track  the  actual  vehicle  itself,  and  advancements  in  GPS  technology  have  enabled  employers  to  track a  lot more  than  just vehicle  location.  Fleet  tracking  has  become  a  standard  in  the  delivery,  cab,  and  car  rental  industries.   This  technology  is  called Automatic Vehicle Locations  (AVL)  and  is  a  combination  of GPS  and  computer  tracking monitoring  systems.  The  employer  is  able  to watch  the  vehicle  travel  on  a  digital map  of  the  surrounding area or a real-time image of the vehicle.

Originally  this  technology  allowed  an  employer  to  see  the  location of a vehicle on a delayed signal.  Currently, GPS allows for real- time  information  including  location,  direction,  speed,  altitude,  and  engine  diagnostics  of  the  vehicle.  Automobiles  with  GPS  devices  transmit continual signals to orbiting satellites so that the various types  of  information  can  be  seen  by  an  employer.  These  systems  have  revolutionized employer capabilities of tracking vehicles.

A 2003 survey by Lawn & Landscape magazine found 53% of the  companies surveyed either use GPS to track all of their vehicles, some of  their  vehicles,  or  were  considering  using  GPS  in  the  future.   In  the  delivery,  cab,  and  car  rental  industries,  the  percentage  of  companies  using GPS for tracking was 93%.  This is an extremely high percentage  and illustrates how widely this technology is used.  Companies such as  Federal Express and 303 Taxi and Messenger Service have all employees  sign  a  disclaimer  than  states  all drivers will  be monitored  24  hours  a  day, seven days a week and employees will be fired for improper use of  vehicles.  Other companies, such as Stericycle Medical Disposal, do not  inform  truck  drivers  of  their  monitoring  policies  even  though  the  company  does  monitor  trucks  with  GPS  tracking  technology.  The  current  laws  of  vehicle  tracking  varies  from  state  to  state  in wording,  but the unanimous consensus is that the only person legally allowed to  place  a  GPS  transmitter,  with  the  intent  to  track  that  vehicle,  is  the  registered owner of that vehicle, besides law enforcement officers. 

GPS  tracking  allows  a  company  to  see  vehicles,  which  are  significant  assets  to  the  firm,  at  all  times.  Doug Conway,  founder  of  Boulder Super Shuttle, began tracking his trucks in 2003 and states that  it has created greater productivity for the firm.  “Now that drivers know  we  are watching  them  at  all  times,  there  is  less  room  for unapproved  use  of  our  shuttles  by  employees,” Mr. Conway  stated.  This  belief  is  widely accepted by most managers  in  similar  industries  in  the United States.   Most managers are willing  to  forfeit  their  employees’ privacy  for the greater good of the firm.

GPS  tracking  technology  is  not  limited  to  the  tracking  of  corporate users, as law enforcement agencies now use the technology to  track  their  police  force.  For  example,  in  Clinton,  New  Jersey,  GPS  tracking  devices were  placed  in  the  front  grill  of  squad  cars  in  2001.   This  later  resulted  in  the  suspension  of  officers,  as  many  cars  were  found  loitering  around  diners  and  hanging  out  in  parking  lots  for  excessive  time  periods.   The  reason  for  this  was  because  the  data  transferred  in  the  GPS  logbook  stated  they  were  on  patrol  at  those  locations.  This  is not a standalone  incident, as  it is estimated that over  1,200 employees were  terminated based on  the  tracking of vehicles by  GPS in the U.S. alone. 

Cell Phone Tracking 

The popularity of employing tracking through cell phones has  also  increased with  advancements  in  technology  and  is now  the most  common form of employee tracking.  In 1999, the U.S. Congress passed  the E911 act, which is a law requiring all cell phones manufactured after  2005  to use GPS. This will allow emergency crews  to respond  faster  to  911 calls. Emergency crews are not the only people using GPS-equipped  phones,  as  there  is  no  current  law  regarding  employers  using  this  technology  to  track  their  employees.  The  only  flaw  with  cell  phone  tracking  is  that  the  phone must  be  turned  on  for  the  GPS  system  to  work.  Until 2004, only the U.S. government was tracking individuals by  their cell phones.  Now, private tracking capabilities are made possible  by the use of SIM Cards.  This technology allows employers to keep an  electronic leash on employees. 

Cell phones can be  tracked  in  two different ways:  The  first  is  triangulation, which  can be done on any  cell phone but  the process  is  slow.  The second and most widely used is through GPS tracking of the  SIM card  that  is  in  the cell phone.  Since  the wireless communications  industry  has  moved  to  using  SIM  cards  in  cell  phones,  almost  all  modern  cell phones  can  be  tracked using GPS  technology.  Employee  tracking  through cell phones has become very prevalent  for employers  in and out of the workplace and especially during lunch breaks. 

Since  the  E911  Act  of  1999  all  cell  phones  purchased  in  the  United States can be domestically tracked on any wireless network.  The  most widely  tracked  networks  in  2006 were AT&T, Verizon Wireless,  and Nextel Communications, with  each network  averaging more  than  2,500 cell phones tracked daily through the use of GPS.  In 2004, Nextel  Communications  began  selling Mobile  Locator,  giving  bosses  an  easy  way to track an employee with cell phones that had a SIM card inside of  the  phone.  This  was  the  first  civilian  tracking  system  that  was  introduced.  It allowed anyone using  the Nextel network  to be  tracked  with  GPS  effortlessly  and  Nextel  more  than  doubled  their  corporate  customer base  in 2005.  Since 2004, most wireless networks sell similar  GPS  location products  and  all networks  can be  tracked by  employers.   GPS cell phone tracking has become so widely used, mostly because of  employee  tracking,  that  an  entire  industry  has  evolved.   Companies  such as TruePosition and Xora have made it their sole line of business to  tracking individuals through cell phones. They are extremely profitable and  are  used  by major  corporations, which  include U.S.  Foodservices  and McKinsey Consulting Firm.

The  demand  for  GPS  cell  phone  tracking  technology  is  extremely  high  and Nextel  claims  to  have more  than  1,000  corporate  customers  that  continually  track  their  employees.  An  example  of  an  inexpensive  tracking  system  is GPS  TimeTrack.   This  is  a  Java  based  program widely used by corporations in the US.  The user simply puts a  cell phone number  into  the  input box and  the  software will  locate  the  position  of  the  cell  phone  on  a map.  The  program  then  periodically  requests the latitude and longitude of that cell phone number, giving an  employer  an  employee  exact  location.   This  simply  technology  is  becoming widely used by corporations and the GPS cell phone tracking  industry is at an all time high in 2007, bringing in $2.9 billion.

One example of the application of this technology took place in  Chicago during  2005.  More  than  500  city  employees were  issued  cell  phones that could be tracked by GPS, without telling the employees the  phones had this capability.  The city said that the phones were issued as  a  tool  to  increase  employee  productivity.   Several  garbage  and  traffic  enforcement  officers  were  fired  because  of  their  location  during  working hours.  Several court cases derived from this incident, and now  all  city  employees  carry  these  phones  after  several  unions  won  concessions  for  the  episode.  Now,  all  city  employees  in Chicago  are  notified and have to sign a contract that they can be tracked by the city  during working hours. 

Infrared Badge Tracking 

Infrared Tracking does not use GPS.  Instead, it uses light from  a scanner or censor  to record and employee’s  location.  This allows an  employer to see the location or door of the building an employee was in  during  the day,  through  the  infrared badge.  This  is very cutting edge  technology, and  is more expensive  than cell phone or vehicle  tracking.   These tags of badges are about the size of a credit card and are normally  attached  to  an  employee’s  identification  card.   The  badge  includes  sensors  that  are  encircled  by  electromagnetic  fields.   This  tracking  device is mainly used in hospitals.  The system enables employers to see  in  real-time where  each doctor  and nurse  is within  the hospital.  This  practice was  first put  in use  at New York Memorial Hospital  in  1998,  due to a decline in patient satisfaction.  Currently there are 52 hospitals  in the US that use this location system to track hospital employees. 

Complaints  concerning  invasion  of privacy  are  relatively  low  for this form of tracking technology.  This is because most people agree  that  this  technology  is  practical  in  a  hospital.   The  nurses’  union  of  Brooklyn filed a grievance against the use of infrared badges, but lost in  arbitration as the court concluded that the technology’s benefits greatly  outnumbered  its  complaints.  Most hospital union  employees  that  are  willing  to  wear  the  badge  know  that  “The  parties  agree  that  data  acquired by and preserved with  the  [tracking]  system  shall not be  the  sole  source  of  information  used  to  impose  discipline  or  evaluate  any  nurse.”  This was the agreed solution of an incident that involved union  members of the Alaska Nurses Association.

Primary Research 

A  survey  of  100 CU Boulder  students was  administered,  and  the  results were  compiled.   The  short  survey  included  the  following  four questions: 

  1. Have you ever heard of employee GPS tracking? 

  2. Do you know that you can be tracked by anyone through your cell  phone? 

  3. Do you believe this is an invasive practice?

  4. Would you accept a job that used this technology to track you  during the workday?

The  results  indicated  that  54  respondents  had  heard  of  the  technology.   24  respondents knew  that  they  could be  tracked  through  their  cell  phone.   87  thought  the  technology  was  invasive,  and  41  respondents said they would accept a job that used this technology. 

The results are clear that this technology is relatively new and  unheard  of  throughout  the  Boulder, Colorado  community.   The most  staggering  result was  that 86% of  respondents  thought  the  technology  to  be  invasive.   This  is  clearly  a  signal  that  the  overall  belief  of  this  technology  is  invasive  to  individuals  and  is  becoming  increasingly  controversial. 

Ethics Relating to Employee Tracking

Global Positioning Systems are relatively new in the corporate  world.   Today  employers  in  almost  every  industry  can  track  and  monitor  their employees using several different methods.  Since  this  is  so new  for many people,  there are many ethical  issues associated with  tracking. 

Many  employees  feel  that  being monitored  by  GPS  by  their  employer  is  an  invasion  of  their  privacy  and  should  not  be  allowed.   However,  some  employers  are  not  using  this  technology  strictly  for  watching  their  employees.   They  use  this  technology  to  track  and  monitor their assets as well.  GPS can prevent assets from being lost or  stolen  and  can  also  collect data  that will help determine  efficiency  for  the  company.  By  law,  the owner of  a vehicle has  the  right  to  track  it  without  telling  anyone.  This  brings  up  a  major  ethical  issue  surrounding employee monitoring.   Is  it ethical  for employees  to  track  their employees without their consent?  Many employees believe if they  are being monitored,  they  should at  least be notified by  the employer,  especially when  they  are driving  the  tracked vehicle or  talking on  the  followed cell phone. 

Employees have gone on strike and used collective bargaining  tactics to avoid the infringement of their privacy.  Employers need to be  careful  how  they  implement  GPS  systems.   If  done  the  wrong  way,  employers  can  lose  their  employees  trust  and  dedication.   Another  ethical  issue  is  employee  tracking  during  break,  lunch  or  off-hours.   Should  employers  be  allowed  to  track  employees when  they  are  not  working?   Many  employees  have  been  fired  because  they  violated  company policy during  lunch with  company property.  This  is  a very  difficult problem because it would be difficult to turn off the GPS while each  and  every  employee  is  out  to  lunch.   Also,  if  you  witness  bad  behavior  off  the  clock,  can  you  ignore  something  that  you  know  is  wrong?  Should a truck driver be fired for stopping at the post office to  mail a  letter during work?  Should an employee be  fired  for driving  to  the post office in the company vehicle during lunch break?  There are no  right  or  wrong  answers  to  these  questions.   Since  GPS  employee  tracking  is so new, many people do not know exactly what  to  think or  how to feel about some of the ethical dilemmas. 

Legislation and Court Cases

There are no clear  laws regarding  the use of GPS  tracking  for  employees,  but  there have  been  several  court  cases  relating  to  similar  issues on privacy.  The reason for the lack of legislation is because there  are a lot of gray areas within the scope of this topic.  Workplace privacy  cases are usually mitigated by common  law,  state  law, and  the Fourth  Amendment.   Ideally, the courts try to find a balance by looking at the  employers  needs while  keeping  the  employee’s  legitimate  expectation  for privacy in mind. 

Although  there  have  not  been  many  cases  involving  GPS  employer  tracking,  there have been cases  related  to employee privacy.   There have  also been  court  cases  in which  the police violated privacy  rights by using GPS to track a vehicle without a proper search warrant.   Over  the  next  several  years, much more  legislation will  likely  dictate  what  is  right and wrong  regarding  the use of GPS with employee and  asset tracking. 

Conclusion

There  have  been  several  positive  and  negative  aspects  of  employee tracking with the use of GPS and infrared technology.  There  is a lot of uncertainty with this industry as to how far they will take it in  the  future.  Privacy  infringement has been one of  the biggest problems  with  America’s  new  asset  management  systems.  Whether  it  is  GPS  tracking by phone, in vehicles, or through the use of infrared ID badges,  employers are watching employees’ moves now, more than ever.  Since  this  industry  has  developed  so  fast,  there  is  very  little  legislation  protecting  the  rights  of  employees.  We  will  see  unions  fighting  for  more employee privacy  regarding  tracking  issues  in  the  future.  Many  companies are forced to pay hefty legal fees due to the fact the ethics of  tracking  employees  are  questionable.   The  biggest  issue  seems  to  be  when  employers  are  terminated  and  are  unaware  employers  were  tracking  them.   Some  companies  are  starting  to  realize  the  problems  relating  to  these privacy  issues and  require employees  to  sign  consent  forms  for  the GPS and  infrared  tracking.  Companies need  to be more  careful  in  America  with  regards  to  how  they  track  their  assets  and  employees.  The under lying question for managers needs to be whether  or  not  it  is  worth  it  to  sacrifice  their  employees’  trust  for  greater  productivity in the firm. 

Works Cited

Cathy Kightlinger, Schools Looking to the Skies to Track Buses, available at  http://www.indystar.com/articles/8/135547-9318-P.html (Apr.  6, 2004). 

Charles Forelle, Big Brother Is Really Watching You, available at  http://www.ocnus.net/cgibin/exec/view.cgi?archive=45&num= 11841 (May 14, 2004).

Cheryl Buswell-Robinson, Tracking Devices Anger Nurses, available at  http://www.labornotes.org/archives/1999/0599/0599b.html  (May 1999).  Federal Communications Commission, Enhanced  911, at http://www.fcc.gov/911/enhanced/ (last modified Mar.  10, 2004). 

FleetAlert Vehicle Tracking System, available at  http://www.wirelesstelematics.com/products/fleetalert.html  (last visited October 21, 2007) Lauren Spiers, Routing &  Tracking, available at http://www.atroad.com/corp/presscenter/  downloads/lawn_landscape_1103.pdf (Nov. 2003). 

Matthew W. Finkin, Employee Privacy, in Comparative Labor Law and  Industrial Relations in Industrialized Market Economies 209  (R. Blaupain & C. Engles eds., 6th ed. 1998).  Murray  Singerman, GPS Invasion of Worker Privacy, 37 Md. B.J. 54  (May/June 2004). 

Pauline T. Kim, Privacy Rights, Public Policy, and the Employment  Relationship, 57 Ohio St. L.J. 671 (1996). 

Tony Hallett, Mobile-Tracking Start-Up Sees “Huge Rise” in Users, available  at  http://networks.silicon.com/mobile/talkback.htm?PROCESS  =show&ID=20023079&AT=39120068-39024665t-40000018c  (2004).  U.S. Public Stirred (Not Shaken) by Future Mobile Phone  Possibilities, available at http://www.letstalk.com/company/  release_022200.htm?depId=0&pgId=0 (Feb. 22, 2000).